Mit dem Firmenwagen Steuern sparen: Tipps für Selbstständige

Was ist ein Firmenwagen?

Ein Firmenwagen, Dienstwagen oder Geschäftswagen ist entweder ein Fahrzeug, das vom Arbeitgeber dem:der Arbeitnehmer:in zur Nutzung überlassen wird, oder ein Fahrzeug, das von einem:einer Unternehmer:in innerhalb des betrieblichen Bereichs verwendet wird. Aufgrund der Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung ist es wichtig, zwischen diesen Begriffen zu unterscheiden.

Die Zuordnung Ihres Firmenwagens zum Betriebs- oder Privatvermögen hängt von der Nutzung des Fahrzeugs ab:

• Wird der Firmenwagen zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, wird er automatisch dem Betriebsvermögen zugeordnet (sogenanntes "notwendiges Betriebsvermögen").
• Liegt die betriebliche Nutzung unter 10 %, wird der Firmenwagen dem Privatvermögen zugeordnet.

Bei einer Nutzung zwischen 10 und 50 % besteht die Möglichkeit, das Fahrzeug entweder dem Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen zuzuordnen (sogenanntes "gewillkürtes Betriebsvermögen"). Beide Möglichkeiten haben steuerliche Vor- und Nachteile, wobei die Zuordnung zum Betriebsvermögen in den meisten Fällen steuerlich günstiger ist und überwiegt.

Was ist bei der Zuordnung des Firmenwagens zum Betriebsvermögen zu beachten?

Wenn Sie sich für die Zuordnung des Firmenwagens zum Betriebsvermögen entscheiden (und die oben genannten Voraussetzungen erfüllen), gelten im Allgemeinen folgende Regeln:

Der Firmenwagen wird in der Regel über einen Zeitraum von 6 Jahren abgeschrieben. Bei sehr hohen Jahreskilometerleistungen kann der Firmenwagen auch über einen kürzeren Zeitraum abgeschrieben werden. Im Laufe eines Geschäftsjahres können Sie alle Ausgaben für den Firmenwagen (z. B. Benzin, Versicherung, Steuern usw.) sammeln und als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Dies gilt auch für Benzinkosten oder Mautgebühren, die während einer Urlaubsreise anfallen.

Fahrzeugbezogene Kosten

Fahrzeuge verursachen eine Vielzahl von Kosten, die von verschiedenen Faktoren abhängen. Einige Kosten werden durch die Nutzungsdauer bestimmt, während andere von der Motorleistung abhängen. Es gibt auch Kosten, die von der Fahrerin oder dem Fahrer selbst beeinflusst werden können. In jedem Fall sind die Kosten oftmals höher, als die Verantwortlichen annehmen. Aus diesen Gründen ist es wichtig, den Fahrzeugkosten besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

• Zu den fixen Kosten zählen Kfz-Steuern, Versicherung, Abschreibung und Finanzierungskosten.
• Als variable Kosten müssen Kosten für Kraftstoff, Verschleißteile, Inspektionen und Reparaturen berücksichtigt werden.

Was gilt für private Fahrten?

Für die private Nutzung des Firmenwagens müssen Sie einen Privatanteil versteuern. Eine Mindestnutzung gibt es nicht, auch bei geringer Nutzung ist ein Privatanteil zu versteuern. Der Privatanteil erhöht den betrieblichen Gewinn und sollte daher so gering wie möglich gehalten werden. Zur Ermittlung des Privatanteils stehen Ihnen zwei Methoden zur Verfügung: das Fahrtenbuch und die 1-%-Regelung.

Tipp: Sie sollten sich vorher überlegen, welche Methode für Sie günstiger ist. Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird und die 1-%-Regelung nicht anwendbar ist, weil der Firmenwagen nicht zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, gibt es eine dritte Methode: In diesem Fall schätzt das Finanzamt den zu versteuernden privaten Nutzungsanteil.

Wenn Sie mehrere betriebliche Kraftfahrzeuge auch privat nutzen, müssen Sie den Privatanteil für jedes privat genutzte Fahrzeug gesondert ermitteln. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Fahrzeuge nur selbst nutzen und es offensichtlich ist, dass Sie nicht mehrere Fahrzeuge gleichzeitig privat nutzen können.

Doppelbesteuerung vermeiden

Um hohe Kosten zu vermeiden, empfiehlt es sich, für alle Fahrzeuge ein Fahrtenbuch zu führen. Ansonsten riskieren Sie eine Mehrfachbesteuerung, wenn eine Person abwechselnd mehrere Fahrzeuge auch privat nutzt.

Entfernungspauschale: Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, die Sie mit Ihrem Firmenwagen zurücklegen, können Sie mit der Entfernungspauschale als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei können Sie bis zum 20. Kilometer 0,30 EUR pro Kilometer und ab dem 21. Kilometer 0,38 EUR pro Kilometer ansetzen.

Fahrtenbuch oder 1-%-Regel - was ist das Richtige?

Die Wahl zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Regelung hängt davon ab, in welchem Umfang Sie den Firmenwagen privat nutzen. Das Finanzamt geht in der Regel davon aus, dass der Firmenwagen auch privat genutzt wird. Um dies zu vermeiden, müssen Sie plausibel darlegen können, dass Ihnen entweder andere vergleichbare Privatfahrzeuge zur Verfügung stehen oder dass eine private Nutzung tatsächlich ausgeschlossen ist (z. B. bei einem Werkstattwagen). Auch bei einem Nutzungsverbot kann das Finanzamt eine Privatnutzung unterstellen, wenn das Verbot nicht überwacht oder kein Fahrtenbuch geführt wird.

Nach welcher Methode kann der Privatanteil ermittelt werden?

Grundsätzlich gilt die 1-%-Regelung, wenn ein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Liegt die betriebliche Nutzung unter 50 %, ist die 1-%-Regelung grundsätzlich nicht anwendbar. In diesem Fall kann die Fahrtenbuchmethode anerkannt werden, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. Ist dies nicht der Fall, wird der Privatanteil geschätzt.

Für die Berechnung des betrieblichen Nutzungsanteils Ihres Firmenwagens gelten klare Regeln, die Sie kennen sollten:

• Die Überlassung an Arbeitnehmer:innen wird immer als betriebliche Nutzung angesehen.
• Auch Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung zählen zum betrieblichen Anteil.
• Den Nachweis können Sie in jeder geeigneten Form führen, auch durch formlose Aufzeichnungen.
• Wenn offensichtlich ist, dass Ihr Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird (z.B. bei Handwerkerbetrieben, Taxiunternehmen), ist kein zusätzlicher Nachweis erforderlich.
• Der von Ihnen nachgewiesene Nutzungsumfang gilt für die Zukunft, solange sich keine wesentlichen Änderungen ergeben.

Die 1-%-Regelung - Wichtige Punkte bei der Anwendung

Um die 1-%-Regelung für Ihren Firmenwagen nutzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Wie bereits erwähnt, kann diese Regelung nur angewendet werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Bei der 1-%-Regelung wird der private Nutzungsanteil monatlich pauschal mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs einschließlich Sonderausstattung berechnet. Auch wenn Sie ein Taxi zu einem reduzierten Preis erworben haben, gilt für die private Nutzung die 1-%-Regelung. Liegt kein inländischer Bruttolistenpreis vor, kann das Finanzamt die Bemessungsgrundlage für die 1-%-Regelung schätzen.

Hinweis: Die 1-%-Regelung gilt auch für Firmenwagen, die bereits vollständig abgeschrieben sind.

Hinweis zur privaten Nutzung des Firmenwagens

Wenn es um den Privatanteil Ihres Firmenwagens geht, gibt es eine wichtige Grenze zu beachten. Der Privatanteil darf zusammen mit den nicht abziehbaren Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nicht höher sein als die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs (Abschreibung plus sonstige Kfz-Kosten). Wird der Privatanteil nach der 1-%-Regelung ermittelt, kann es vorkommen, dass der gesamte Privatanteil einschließlich der Privatfahrten, der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie der Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung die Gesamtkosten des Fahrzeugs übersteigt. In diesen Fällen ist der Privatanteil so zu begrenzen, dass sämtliche Kfz-Kosten neutralisiert werden und nur noch die Entfernungspauschale als abzugsfähige Betriebsausgabe verbleibt. Hierzu ist eine gesonderte Berechnung erforderlich.

Das Fahrtenbuch - Genaue Erfassung Ihrer Fahrten

Wenn Sie Ihren Firmenwagen nur selten privat nutzen, sollten Sie ein Fahrtenbuch führen, um den tatsächlichen Privatanteil korrekt zu ermitteln. Auch für Berufsgruppen, die der Schweigepflicht unterliegen, gibt es keine Ausnahmen. Das Fahrtenbuch muss während des gesamten Jahres sorgfältig geführt werden und ist nicht ordnungsgemäß, wenn es erst nach Anwendung der 1-%-Regelung innerhalb eines Jahres begonnen wird.

Das Fahrtenbuch muss in Form eines gebundenen Buches geführt werden, das nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Alle wesentlichen Angaben müssen unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ersichtlich sein.

Um ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich anzuerkennen, müssen die Daten entweder unveränderbar sein oder bei nachträglichen Änderungen eine Änderungshistorie enthalten. Wichtig ist, dass jede Änderung sofort erkennbar ist. Wird eine Fahrt nachträglich in ein Webportal eingetragen, muss dies innerhalb von 7 Tagen geschehen.

Für betriebliche Fahrten sind folgende Angaben erforderlich:

• Datum
• Reiseziel oder Reiseroute
• Beschreibung der geschäftlichen Tätigkeit oder Name des besuchten Geschäftspartners
• Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt

Bei Privatfahrten:

• zusätzlich der Gesamtkilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt

Achtung: Liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, wird der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Methode ermittelt. Fehlerhafte Eintragungen im Fahrtenbuch führen dazu, dass das gesamte Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. In diesen Fällen kann das Finanzamt entweder die private Nutzung schätzen oder bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % die 1-%-Regelung anwenden.

Die Schätzungsmethode

Wird Ihr Fahrzeug zu weniger als 50 % betrieblich genutzt und dem Betriebsvermögen zugeordnet, kommt die Schätzungsmethode zur Anwendung. In diesem Fall sollten Sie die Vor- und Nachteile der Einstufung als Betriebsvermögen sorgfältig abwägen, wenn Sie über einen Fahrzeugwechsel nachdenken.

Es empfiehlt sich, den Umfang der betrieblichen Nutzung auch bei der Schätzungsmethode zu dokumentieren. Empfehlenswert ist das Führen von Aufzeichnungen über einen Zeitraum von ca. drei Monaten, die als Grundlage für die Schätzung ausreichend sind. Sofern sich keine wesentlichen Änderungen ergeben, kann der nachgewiesene Umfang auch für die Zukunft gelten.

Fazit: Welche Methode ist die günstigste?

Welche Methode vorteilhafter ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Kosten hängen von der individuellen Situation ab, wobei verschiedene Faktoren eine Rolle spielen. Dazu gehören die jährliche Fahrleistung, die Entfernung zum Wohnort und das Fahrzeugmodell.

Als grobe Richtlinie lässt sich jedoch sagen: Wenn Sie viel privat fahren, ist die Anwendung der 1-%-Regelung in der Regel günstiger. Wenn Sie hingegen wenig privat fahren (oder die Fahrzeugkosten insgesamt niedrig sind, z.B. weil das Fahrzeug bereits abgeschrieben ist), kann es sich eher lohnen, ein Fahrtenbuch zu führen. Beachten Sie jedoch, dass ein Wechsel zwischen der 1-%-Regelung und einem Fahrtenbuch innerhalb eines Jahres nur bei einem Fahrzeugwechsel möglich ist.

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