Arbeitszimmer: So werden die Kosten vom Finanzamt anerkannt

Möglichkeiten, um ein Arbeitszimmer abzusetzen

Welche Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abgesetzt werden können, ist immer wieder Gegenstand finanzgerichtlicher Entscheidungen. In Sachen Steuererklärung gibt das Finanzamt folgende Möglichkeiten vor:

• Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet und Sie dort mehr als die Hälfte Ihrer Arbeitszeit verbringen, können die Ausgaben uneingeschränkt als Werbungskosten abgesetzt werden. Arbeiten Sie also drei von fünf Arbeitstagen in der Woche im Homeoffice, ist diese Vorgabe erfüllt.  
• Falls Ihnen für Ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie Kosten für das Arbeitszimmer bis zu einer Höchstgrenze von 1.250 Euro als Werbungskosten geltend machen.
• Alternativ können Sie die Homeoffice-Pauschale nutzen. Dabei können Sie für jeden Tag, an dem Sie ausschließlich von zuhause arbeiten, 6 Euro absetzen. Der maximale Betrag beträgt dabei 1.260 Euro pro Jahr, was 210 Tagen im Homeoffice entspricht.

Welche Voraussetzungen muss ein Arbeitszimmer erfüllen?

Auch hier legt das Finanzamt Vorgaben zugrunde: Ein „häusliches Arbeitszimmer“ ist ein Arbeitsraum, der für berufliche Zwecke genutzt wird und in Ihren privaten Wohnbereich integriert ist. Der Raum wird vorwiegend für Bürotätigkeiten genutzt, darunter fallen gedankliche, schriftliche, verwaltungsorganiatorische und kreative Arbeiten. Der Raum ist nicht für den Publikumsverkehr oder die Beschäftigung von Mitarbeitern gedacht.

Das Arbeitszimmer sollte durch eine Tür von den Privaträumen getrennt sein. Es sollte zudem kein Durchgangszimmer sein, das häufig durchquert wird, um private Räume zu erreichen. Ein Zimmer im Dachgeschoss oder Keller Ihrer Wohnung kann somit als häusliches Arbeitszimmer dienen, während abgetrennte Nischen im Hausflur dies in der Regel nicht tun.

Beachten Sie: Die Einrichtung sollte nur das Notwendige für die berufliche Arbeit enthalten.  Deshalb sollten Sie auf ein Gästebett, eine Hobby-Ecke, Kinderspielzeug oder eine Bügelstation in ihrem Arbeitszimmer verzichten.

Diese Kosten für ein Arbeitszimmer können Sie steuerlich geltend machen

Grundsätzlich können Sie alle Kosten, die direkt oder anteilig auf Ihr Arbeitszimmer entfallen, steuerlich geltend machen. So sind beispielsweise Schreibtisch, Regal, Bürostuhl eindeutig Ihrem Arbeitszimmer zuzuordnen und diese Arbeitsmittel können in vollem Umfang als Werbungskosten abgesetzt werden.

Bei Kosten wie Miete, Strom, Heizung oder Wartung verhält es sich etwas anders: Diese Kosten entstehen für die gesamte Wohnung, daher müssen Sie den anteiligen Kostenanteil für Ihr Arbeitszimmer ermitteln.

Beispiel: Das Arbeitszimmer ist 13 Quadratmeter groß, die Wohnung 65 Quadratmeter. Der Anteil beträgt 20 Prozent. Für das Arbeitszimmer können Sie somit 20 Prozent an Energie- und Mietkosten in Ihrer Steuererklärung absetzen.

Arbeitsmittel als Werbungskosten absetzen

Ausgaben für beruflich genutzte Arbeitsmittel werden vom Finanzamt als Werbungskosten anerkannt. Beispiele hierfür sind: 

• Büromöbel,
• Computer,
• Software,
• Scanner,
• Schreibtischleuchten,
• Fachliteratur,
• Werkzeuge.

Ein Nachweis über den beruflichen Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit ist nicht erforderlich. Gegebenenfalls müssen Sie dem Finanzamt nur glaubhaft machen können, dass die Arbeitsmittel ausschließlich beruflich genutzt wurden.

Steuersparpotenzial durch Sonderregelungen

Wenn die Ausgaben für einen Einrichtungsgegenstand Ihres Arbeitszimmers netto 800 Euro oder weniger betragen, können Sie die gesamten Kosten im Jahr der Zahlung als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Liegen die Nettokosten je Einrichtungsgegenstand über 800 Euro, können Sie die Ausgaben über mehrere Jahre hinweg gemäß den AfA-Tabellen steuermindernd abschreiben.

Beispiel: Im Dezember 2022 kaufen Sie sich einen höhenverstellbaren Schreibtisch für 700 Euro zzgl. 19 % MwSt  und bezahlen die Rechnung im Januar 2023. Der Gesamtaufwand in Höhe von 833 Euro können Sie in Ihrer Steuererklärung 2022 in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen.

Ebenso können auch Computer-Hardware und -Software im Jahr des Kaufs vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden – und zwar unabhängig von ihrem Kaufpreis. Der Grund: Das Finanzamt legte 2021 für digitale Ausstattungen die (verkürzte) einjährige steuerliche Nutzungsdauer fest.

Das Arbeitszimmer für Aus- und Fortbildungszwecke nutzen

Die Möglichkeiten des Abzugs gelten ebenfalls, wenn das häusliche Arbeitszimmer für eine erstmalige oder weitere Berufsausbildung oder für Fortbildungen genutzt wird, wie beispielsweise Umschulungen oder Weiterbildungen.

Tipp: Wenn das Arbeitszimmer während Zeiten der Arbeitslosigkeit, des Erziehungsurlaubs oder der Elternzeit beruflich genutzt wird, beispielsweise für Weiterbildungszwecke, können die Kosten des Arbeitszimmers entsprechend der zu erwartenden Umstände der späteren Tätigkeit abgezogen werden. Die steuerliche Abzugsfähigkeit richtet sich nach den voraussichtlichen Umständen der zukünftigen beruflichen Tätigkeit.

Alternativen zum häuslichen Arbeitszimmer

Sie haben auch die Möglichkeit, einen Arbeitsplatz außerhalb Ihrer Wohnung nutzen, um Ihre berufliche Arbeit zu erledigen. So können Sie etwa Einzelbüros, Räume in Bürogemeinschaften oder Gemeinschaftsbüros nutzen. Alternativ können Sie Co-Working-Spaces oder ähnliche temporäre Bürolösungen in Anspruch nehmen. Oder Sie nutzen einen leerstehenden Kelleraum Ihres Nachbarn. Solange dieser externe Arbeitsraum ausschließlich beruflich genutzt wird, werden die damit verbundenen Kosten vom Finanzamt steuerlich anerkannt.

Mehrere Personen teilen sich das Arbeitszimmer

Wenn mehrere Personen dasselbe Arbeitszimmer ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, können sie jeweils ihre eigenen Ausgaben absetzen, abhängig von ihren individuellen Abzugsmöglichkeiten (unbegrenzter oder begrenzter Kostenabzug).

Beispiel: Ein Lehrerpaar teilt sich ein gemeinsames Arbeitszimmer in ihrer Wohnung und nutzen es beide ausschließlich für Unterrichtsvorbereitungen. Es genügt, dass jede:r Nutzer:in die berufliche Tätigkeit im Arbeitszimmer in ausreichendem Umfang tatsächlich ausüben kann, selbst wenn nur ein Arbeitsplatz vorhanden ist und die Nutzung zeitlich versetzt erfolgt.

Hinweis: Der Höchstbetrag von 1.250 EUR gilt für jede Person getrennt (gemäß dem Urteil des BFH vom 15.12.2016, Aktenzeichen VI R 53/12) und kann mehrfach für verschiedene Arbeitszimmer in Anspruch genommen werden.

Wie prüft das Finanzamt Ihre Angaben zum Arbeitszimmer?

Keine Bange, ein persönlicher Besuch des Finanzamts ist nur in den wenigsten Fällen erforderlich, und wenn ja, dann wird der Termin meist vorab angekündigt. Grundsätzlich prüft das Finanzamt Ihre Angaben auf Plausibilität, manchmal wird auch ein Fragebogen verschickt. Sofern die Kosten für das Arbeitszimmer angemessen sind, werden sie in vielen Fällen auch akzeptiert.